Comment bien réussir son séminaire et sa soirée de fin d’année

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Comment bien réussir son séminaire et sa soirée de fin d’année

On pense aux budgets, on boucle les bilans, le temps se rafraîchit. Il n’y a plus de doute nous sommes (déjà) en fin d’année. La douceur de l’été n’est pas si loin et à la fois les premiers objectifs pour l’année suivante font surface. Dans cette ambiance particulière, au rythme bousculé, une seule chose est attendue par les collaborateurs : le fameux repas de fin d’année (peut être aussi leur augmentation annuelle !). Si pour l’augmentation nous ne sommes pas en mesure de vous apporter des solutions, nous pouvons en revanche vous apportez quelques tips et conseils pour faire de votre banquet un moment apprécié de tous et surtout utile à vos équipes.

Toutes les entreprises ont en commun cette période difficile souvent synonyme de rush et de bouclage. Le séminaire ou la fête de fin d’année vient apporter, le temps d’une soirée, d’une journée ou d’un séjour un moment de relâchement de la pression.

Voici nos six conseils (non exhaustifs), pour un banquet de fin d’année réussi.

  • Etre à l’écoute de vos équipes

Il existe un travail en amont de l’organisation même de l’évènement. Vous devez prendre la température au sein de vos équipes et évaluer les envies de chacun. Plus vous serez à l’écoute de vos équipes, plus ils vous feront confiance et vous pourrez les fédérer autour d’un même projet. Une superbe soirée sans participants c’est un peu dommage ! Il vous faut alors discuter, promenez-vous dans les services et demandez quels sont les endroits à la mode que vos collaborateurs aiment fréquenter. Vous ne les connaissez pas tous et vous ouvrir à d’autres univers c’est aussi l’occasion pour vous d’étendre votre réseau, d’élargir vos possibilités et de faire naitre de nouvelles options pour des évènements futurs.

  • Le choix du lieu pour un séminaire réussi

C’est une étape qui semble évidente pour nombre d’entre nous, mais nous sous-estimons l’étendu de celle-ci. Autour d’un lieu il faut considérer : son emplacement, la manière dont il est desservi, le choix de taille de la salle. En effet, une salle trop grande pour un nombre de personnes réduit peut donner un sentiment de distance entre les collaborateurs, dans une salle trop petite pour un grand nombre, il fait chaud et la place vient à manquer. Il vous faut aussi déterminer si vous souhaitez des places assises ou debout. Certains collaborateurs, par la dureté de leur travail quotidien vont préférer des places assises, d’autres, assis toute la journée, se poseront volontiers à un mange-debout. Votre budget doit aussi évidemment aller dans ce sens, vous devez prendre en compte vos priorités et les mesurer avant de faire une quelconque réservation.

  • Le repas de la soirée

Enfin, le repas. Voilà une tâche bien compliquée lorsqu’il s’agit de choisir un menu pour un panel de collaborateurs aux goûts et personnalités très différentes. Des trentenaires vegans, des cinquantenaires conservateurs, les interdits religieux de chacun, la thématique du repas de Noël traditionnel à prendre en compte… Autant de paramètres auxquels vous devez vous plier pour le bon déroulement du repas et ne laisser personne de côté. Si vous avez une petite équipe, vous devriez vous en sortir aisément, pour les autres, il faut systématiquement prévoir une seconde option. Bien que les menus soient pour la plupart rigide, les restaurateurs prennent de plus en plus en considération la difficulté à fédérer autour d’un seul et même menu et peuvent faire preuve de souplesse pour certains collaborateurs, comme proposer un menu végétarien ou sans porc.

  • Le contenu du séminaire

La plupart du temps, lors de ces réunions exceptionnelles, on met l’accent sur l’année et ce qui s’est passé, de bon comme de mauvais. En s’appuyant sur des chiffres, des évènements, c’est souvent la direction qui s’exprime. C’est aussi le moment où vous pouvez perdre la concentration de vos collaborateurs ! Il s’agit de l’essence même de l’évènement et c’est pourtant le moment le moins apprécié de vos équipes. Il faut capter et garder leur attention, que la présentation soit vivante, qu’il y ait des interactions, des éléments funs et finalement du dynamisme… Tous ces éléments peuvent sauver cet échange !

  • La fameuse soirée

Bien que ce soit le moment le plus attendu par vos collaborateurs, il vous faut garder le contrôle sur cette soirée. La profusion d’alcool peut faire des dégâts, mais aussi donner des souvenirs insolites qui fédéreront vos équipes. En tant qu’organisateur, vous devez garder un œil sur la tendance de la soirée et repérer les éventuels éléments perturbateurs. Cette soirée doit retranscrire une belle année dans votre société et ne doit certainement pas se transformer en votre pire cauchemar. De plus, ne lésinez pas sur les animations, le DJ c’est un grand classique, avant de le choisir il est recommandé d’essayer de se rendre dans un évènement qu’il anime, cela vous permettra de mesurer l’ambiance et sa manière de travailler. Si vous misez sur d’autres animations pensez à prendre en compte les cultures de tous, vous devez garder en tête l’esprit fédérateur de l’évènement.

  • L’après séminaire

Ouf, vous pouvez enfin souffler et vous concentrer sur d’autres projets. Une nouvelle fois, prenez le temps de mesurer l’impact de votre évènement, passez dans les bureaux et questionnez vos collaborateurs. Il est important de connaître la tendance et de prendre des dispositions pour améliorer ce qui est à améliorer et apprendre de ses erreurs. Vous allez également en tirer beaucoup de positif, des compliments et savoir ce qui fonctionne et plaît à vos collaborateurs.

Vous êtes désormais armé pour réussir le meilleur séminaire et/ou banquet de fin d’année. Si vous êtes à la recherche d’un lieu original pour votre repas, d’une atmosphère traditionnelle Suisse, d’un endroit chic et raffiné, n’hésitez pas à nous contacter. Nous proposons des menus variés et raffinés. Nos différentes salles de séminaires pourront satisfaire n’importe quel effectif. De plus, si vous venez de loin ou souhaitez vivre une expérience originale ou conviviale vous avez la possibilité de dormir dans l’un de nos trois hôtels : le N’vY, Le Royal ou le Edelweiss, tous idéalement situés au cœur de Genève.

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